E-Faturaya kimler geçmeli? Nasıl geçiş yapılmalı? 2025

E-Faturaya kimler geçmeli? Nasıl geçiş yapılmalı? 2025

Son zamanlarda e-fatura kullanan ya da e-fatura gönderen firmalarla sıklıkla karşılaşmış olabilirsiniz. Bunun nedeni kullanıcı sayısının her geçen gün artmasıyla birlikte e-faturanın hayatımıza daha çok girmiş olması. Peki hangi firmalar, nasıl e-faturaya geçiş yapıyor? Sizin de geçiş yapmanız gerekiyor mu? Eğer öyleyse nasıl geçiş yapabilirsiniz? Yazımızda bu sorularınızı yanıtlamaya çalıştık.

 

Öncelikle iki tür e-fatura kullanıcısı var diyebiliriz. Birinci tür kullanıcılar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğe göre zorunluluk kapsamında e-faturaya geçiş yapan kullanıcılar.

GİB’in yayımladığı yeni düzenleme ile birlikte, 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-faturaya geçişi, aynı firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçişleri zorunlu tutuldu.

“2025 yılında e-faturaya geçiş hadleri nelerdir?” diye merak edenler olabilir. Ancak 2025 e-fatura geçiş şartları henüz açıklanmadı. Açıklandığında bu yazımızda sizin için güncelleyeceğiz.

Gelir İdaresi Başkanlığı bu zorunluluk grubunu her sene yayınladığı tebliğler ile güncellemektedir. Dolayısıyla her sene belirli bir kısım şirketi zorunlu olarak e-fatura ve e-arşiv kullanımına dahil etmektedir.

Yukarıda belirtilen şartların dışında olan şirketler ise elektronik fatura sistemine kendi tercihleri doğrultusunda geçiş yapabilirler. Her geçen gün daha çok küçük ve orta ölçekli işletme, hem maliyet azaltmak hem de operasyonel kolaylıkları için e-fatura ve e-arşiv kullanmaya başlamaktadır. Yapılan düzenlemeler de bunun bir göstergesi niteliğindedir.

Tebliğdeki yeni düzenlemede e-deftere geçiş ile ilgili önemli nokta:

Eğer siz de e-fatura mükellefiyseniz takip eden sene içerisinde e-faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir. GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ya da Özel Entegratör seçeneklerini kullanarak başvurunuzu yapabilirsiniz.

İkinci tür e-fatura kullanıcısına gelince bunlar ‘gönüllü’ olarak e-fatura kullanan kesimdir. Bu durumu açıklamak gerekirse, e-faturaya belli bir cironun üzerinde olan firmaların ‘zorunlu’ olarak geçiş yaptığı doğru. Fakat bununla birlikte sadece e-fatura kullanmak zorunda olanlar için geçiş söz konusu değil.

Bu da demek oluyor ki, e-fatura ve e-arşiv kullanmak için herhangi bir ciro kısıtlaması yoktur. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında kalan işletmeler de istek dahilinde elektronik fatura kullanıcısı olabilirler. Dileyen her şirket e-fatura kullanıcısı olabilir.

Tıpkı zorunluluk kapsamında olmadan Paraşüt kullanarak e-fatura hizmeti ile tanışan abonelerimiz gibi… Paraşüt bünyesinde e-fatura kullananların neredeyse yüzde 90’ı zorunluluk kapsamına girmemelerine rağmen gönüllü olarak buna geçmiş durumda. Bunun en büyük sebebi, e-faturanın çok ciddi bir maliyet avantajı sağlaması. Bugün matbu faturanın gönderim maliyeti 14-16 TL’yi aşarken e-fatura ile bu rakamı kuruşlar seviyesine kadar indirmek mümkün.

Şu detayı da sizlerle paylaşalım; e-Faturaya geçtiğiniz anda e-fatura kesmeye başlamak zorunda değilsiniz. Yani, e-Faturaya zorunlu geçme tarihinden önce (45 gün öncesine kadar) e-faturaya geçiş işlemlerinizi yoğunluğa kalmadan yapabilir, zorunlu geçiş tarihinde veya 45 gün içerisinde belirlediğiniz bir tarihte geçişinizi başlatabilirsiniz.

Şahıs şirketleri e-fatura kullanabilir, bunun için önlerinde herhangi bir engel yoktur. Ticari firma olarak anonim şirket, limited şirket, gerçek/şahıs şirketi statüsünde bulunan ve e-fatura kullanmak isteyen herkes elektronik fatura uygulamasından yararlanabilir. İster şahıs ister sermaye şirketi olsun bir ciro ya da fatura kesim sınırlaması olmaksızın e-faturaya geçiş yapılabilir.

e-Fatura zorunluluk kapsamında olup olmadığınızı sorgulamak için e-Fatura sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

İstisna: Serbest meslek erbabları e-fatura mükellefi olamaz, sadece karşı taraftan e-fatura alabilirler, e-fatura ve e-arşiv fatura gönderimi yapamazlar.

e-Fatura, e-arşiv, e-defter isimlerini sıklıkla duyduğumuz sistemler. “Peki, bu sistemlerden hangisine geçiş yapmalıyım?” diyor olabilirsiniz.

e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve diğer büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla beyan edildiği bir sistemdir.

e-Arşiv ve e-fatura ise “elektronik fatura sistemi” kapsamında iki fatura türüdür. e-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra sizin gibi elektronik fatura kullanıcısı olan firmalara gönderdiğiniz fatura türü “e-Fatura”, elektronik fatura sistemine kayıtlı olmayan firma ve son tüketicilere gönderilen fatura türü ise ‘”e-arşiv” adını alır. Önceki yıllarda, firma önce e-faturaya kaydını yapıp daha sonra e-arşive geçiş yapabilirdi.

Fakat, GİB tarafından yapılan son düzenleme ile e-arşiv gönderebilmek için zorunlu tutulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı. İşletmeler artık özel entegratörler aracılığıyla e-fatura kullanıcısı olma şartı aranmadan e-arşiv fatura düzenleyecek. Paraşüt’te de çok yakın bir zamanda bu gelişmeyle ilgili düzenleme yapılması planlanıyor.

Eğer zorunlu olarak e-faturaya geçiş yapıyorsanız e-defter sistemine de geçiş yapmanız şart. Fakat gönüllü geçiş yapıyorsanız böyle bir zorunluluk bulunmuyor, bu durumda beyanlarınıza eski usül devam edebiliyorsunuz.

“Peki zorunlu değilsem, neden gönüllü olarak e-fatura kullanmalıyım?” diyor olabilirsiniz. Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kağıt masrafından tasarruf etmek isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı e-faturayı tercih ediyorlar.

Bunun nedeni, e-faturanın elektrik ortamda hazırlanıp iletilen bir fatura türü olması ve sizi öncelikle kağıt basımından, kullanımından kurtarmasıdır.

Elektronik ortamda iletildiği için e-faturayı kargolamaya gerek kalmaz.

Böylelikle hem zaman kaybetmemiş hem de ödemenizi daha hızlı almış olursunuz. Bu ikisini birleştirdiğimizde, yani kağıt ve kargolama masrafı olmadığı için maliyetinizi düşürmüş olur. Elektronik ortamda saklandığı için dosyalar dolusu fatura arşivlemenize de gerek kalmaz.

Eğer siz de masanızda, dosyalarda ve dolaplarda bulunan yüzlerce kağıt faturadan sıkıldıysanız, işinizde daha düzenli ve hızlı bir faturalama akışı sağlamak, kargo sürecinden kurtulmak ve fatura masraflarınızı azaltmak istiyorsanız işletmeniz için e-fatura sistemini düşünebilirsiniz.

e-Faturaya geçiş yapmanın belli kanalları vardır. Bunlar; GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ve Özel Entegratör üzerinden geçiştir.

e-Faturaya başvuracak firmaların Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak mali mühür temin etmeleri gerekir. Şayet şahıs firması iseniz e-imza ile de başvuru yapabilmeniz mümkün. Fakat tüzel firmaların başvurularını mali mühürle yapmaları gerekiyor.

Mali mühür ya da e-imza elinize ulaştıktan sonra GİB başvurunuzu tamamlayarak (bu adımlar GİB Portal özelinde ve entegratörlere göre değişiklik gösterebiliyor) e-faturaya geçişinizi tamamlamış oluyorsunuz.

Yukarıda belirttiğimiz ciroyu geçen firmalar 2025 yılının Temmuz ayına kadar e-faturaya geçiş yapmalıdır. Gönüllü geçiş yapanlar ise sene içinde herhangi bir zamanda geçiş yapabilirler.

Mali mühür/e-imza bekleme süresiyle birlikte en fazla 1-2 hafta içerisinde e-faturaya geçiş yapmış oluyorsunuz. Mali mühür ya da e-imzanız elinizdeyse Paraşüt’te 2 iş günü içerisinde e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı olabilirsiniz.

 

KONU: Elektronik Belge Uygulamalarına İlişkin 573 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Tebliği Yayımlandı

12 Kasım 2024 tarihli ve 32720 Sayılı Resmi Gazete’de elektronik belge uygulamalarına (e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Dekont) ilişkin düzenelemeler içeren “Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 573)” yayımlandı.

Tebliğ ile yapılan düzenlemeler özetle aşağıdaki gibidir.

1) e-Arşiv Fatura Düzenleme Zorunluluğu

2025 yılında vergiler dahil 3.000 TL üzeri faturalar e-Arşiv olarak düzenlenecek.

2026 itibarıyla tutara bakılmaksızın tüm faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunlu olacak.

2) e-İrsaliye Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu

İnşaat Demiri İzleme Sistemine (İDİS) dahil mükelleflerden 2024 ve sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 1 milyon TL ve üzerinde olanlar e-İrsaliye kullanmak zorundadır.

İDİS sistemine geçiş zorunluluğu getirilen mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2024 veya müteakip hesap dönemlerinde 1 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler söz konusu şartların sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren e-İrsaliye uygulamasına geçmeleri ve bu tarihten itibaren düzenleyecekleri sevk irsaliyelerini (Tebliğin “V.7.” ve “VIII.” numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar haricinde) e-İrsaliye olarak düzenlemeleri ve kayıtlı kullanıcılardan e-İrsaliye olarak almaları zorunludur.

3) e-Dekont Uygulaması Genel Olarak

e-Dekont uygulaması kapsamına “Bankalar” ek olarak “finansman şirketleri” de alınmıştır.

4) e-Dekont Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu

Finansman şirketleri istemeleri halinde 1/1/2025 tarihinden itibaren uygulamaya dahil olabileceklerdir.

5) e-Adisyon Belgesi Düzenlemesi

e-Adisyon belgesinde, evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) veya perakende satış fişinin düzenlendiği ÖKC cihazının sicil numarasının yer alması zorunluydu; ancak bu zorunluluk artık kaldırılmıştır.

6) Doğrudan Entegrasyon Yöntemi Kullanımı

Doğrudan entegrasyon yöntemini kullanan mükelleflerden Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şartları sağlayamayanların hesapları, Başkanlık tarafından kendilerine bildirimde bulunularak, bu durumun tespitini izleyen üçüncü ayın başı itibarıyla kapatılacaktır. Kendilerine bildirimde bulunulan mükelleflerin söz konusu süre içerisinde e-Belge uygulamalarından yararlanma yöntemlerinden diğerlerine dâhil olmaları için yapmaları gereken işlemleri tamamlamaları şarttır. Bu kapsamda doğrudan entegrasyon hesapları kapatılan mükelleflerin, doğrudan entegrasyon yöntemine ilişkin başvuruları hesapların kapatılma tarihinden itibaren bir yıl geçmeden değerlendirmeye alınmayacaktır.

7) Hava yolu firmalarınca düzenlenen e-Biletler

e-Belge izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılmaktadır. Hava yolu firmalarınca düzenlenen e-Biletlerde bu numara yerine IATA nezdindeki kod numarası ile başlayan toplam on üç haneli bilet numarası belge numarası yerine kullanılabilecektir.

8) e-Müstahsil Makbuzu Düzenlemesi

Bilindiği üzere, Gelir İdaresi Başkanlığınca, elektronik ortamda düzenlenen ve elektronik sertifika ile imzalanan e-Müstahsil Makbuzunun en az bir nüsha kağıt çıktısı alınarak, çıktının her iki tarafça ıslak imza ile imzalanması ve satıcı çiftçiye verilerek çiftçi tarafından kağıt ortamda muhafaza edilmesi, e-Müstahsil Makbuzunun tüccar nüshasının ise elektronik sertifika ile imzalı olarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi uygun görülmüştür.

Bu Tebliğ ile yapılan düzenlemeye göre, e-Müstahsil Makbuzunun, çıktısının muhatabı tarafından ıslak imza ile imzalanarak düzenlenmesi yerine, Başkanlık tarafından faaliyet konusu, mükellefiyet süresi, vergi, şirket veya mükellefiyet türü, aktif ya da öz sermaye büyüklüğü, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), sektör ve düzenlenen belge sayısı gibi kriterler ayrı ayrı veya birlikte dikkate alınarak belirlenen mükellefler için uygulanmak üzere, müstahsil makbuzunun muhataplarının bilgilerinin bilgi teknolojileri ve/veya iletişim araç ve ortamları üzerinden doğrulanması ve gerekli olan bilgilerin e-Müstahsil Makbuzunda yer alması suretiyle düzenlenmesi de mümkündür. Başkanlık, bu uygulamadan yararlanabilecek mükellefleri, mükellefler tarafından yapılacak başvuruya ilişkin hususları, bu uygulama kapsamında düzenlenecek e-Müstahsil Makbuzunda bulunması gereken bilgiler ile bu makbuzun düzenlenmesinde uyulacak usul ve esasları ve uygulamaya yönelik diğer hususları ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzlarla belirlemeye, bu uygulamadan yararlanacak mükelleflere bu kapsamda düzenledikleri e-Müstahsil Makbuzlarına ilişkin olarak düzenli bilgi verme yükümlülüğü getirmeye yetkilidir.

9) e-Gider Pusulası Düzenlemesi

e-Gider Pusulasının, çıktısının muhatabı tarafından ıslak imza ile imzalanarak düzenlenmesi yerine, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından faaliyet konusu, mükellefiyet süresi, vergi, şirket veya mükellefiyet türü, aktif ya da öz sermaye büyüklüğü, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), sektör ve düzenlenen belge sayısı gibi kriterler ayrı ayrı veya birlikte dikkate alınarak belirlenen mükellefler için uygulanmak üzere, gider pusulasının muhataplarının bilgilerinin bilgi teknolojileri ve/veya iletişim araç ve ortamları üzerinden doğrulanması ve gerekli olan bilgilerin e-Gider Pusulasında yer alması suretiyle düzenlenmesi de mümkündür.

Tebliğ ile yapılan düzenlemeye göre, Gelir İdaresi Başkanlığı, bu uygulamadan yararlanabilecek mükellefleri, mükellefler tarafından yapılacak başvuruya ilişkin hususları, bu uygulama kapsamında düzenlenecek e-Gider Pusulasında bulunması gereken bilgiler ile bu gider pusulasının düzenlenmesinde uyulacak usul ve esasları ve uygulamaya yönelik diğer hususları ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzlarla belirlemeye, bu uygulamadan yararlanacak mükelleflere bu kapsamda düzenledikleri e-Gider Pusulasına ilişkin olarak düzenli bilgi verme yükümlülüğü getirmeye yetkilidir.

Söz konusu Tebliğe aşağıdaki bağlantı yoluyla ulaşabilirsiniz.

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 573)

Saygılarımızla.

Deloitte Türkiye.

Bu belgede yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve Deloitte Touche Tohmatsu Limited, onun üye firmaları veya ilişkili kuruluşları (birlikte, “Deloitte Network” olarak anılacaktır) tarafından profesyonel bağlamda herhangi bir tavsiye veya hizmet sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketinizi, işinizi, finansmanınızı ya da mali durumunuzu etkileyecek herhangi bir karar ya da aksiyon almadan, yetkin bir profesyonel uzmana danışın. Deloitte Network bünyesinde bulunan hiçbir kuruluş, bu belgede yer alan bilgilerin üçüncü kişiler tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.